¿Cómo desarrollar las iniciativas?

Planificación de iniciativas ligadas a Objetivos

Las iniciativas son el «cómo» vamos a poder lograr nuestros objetivos como  implementar la estrategia. Puede ser considerada un proyecto o programa innovador,  ligado a un objetivo estratégico previamente definido. Se efectúa en un período de tiempo, según las necesidades de la estrategia, solucionando de esta manera un problema específico o mejorando una situación existente. En las iniciativas no estamos hablando de actitudes, tareas o bien trabajos rutinarios. Es el gran cambio que la empresa necesita.

Si consideramos la iniciativa como un proyecto, éste se formula en varias fases, para lo cual recomendamos una excelente metodología, la utilización del método ZOPP (ZielOrientierte ProjektPlanung-Planificación de proyectos orientada a objetivos).

ZOPP^[1]  consiste de una serie de elementos que se apoyan mutuamente. Para cada uno de los temas desarrollados, les dejamos un enlace en donde puede conocer mayor información relacionada con cada punto. El método ZOPP es aplicado en el planeamiento porque la experiencia ha mostrado que los resultados son más fácil y exitosos cuando los participantes se pueden poner de acuerdo en el logro de los objetivos buscados.

Los elementos básicos que recomienda el Zopp son:

Pasos de Análisis:

1. Análisis de Problemas 
2. Análisis de Participación
3. Análisis de Objetivos
4. Análisis de Alternativas

Matriz de Planificación del Proyecto

1. Objetivos / Resultados / Actividades
2. Supuestos Importantes
3. Indicadores Verificables Objetivamente
4. Fuentes de Verificación

Matriz de Planificación del proyecto:

Mediante la matriz de planificación del proyecto, se obtiene los siguientes elementos:

1. Objetivo Estratégico con el cual está relacionado.
2. El objetivo del proyecto que aporta al objetivo estratégico.
3. Las actividades a realizar.
4. Los resultados/productos alcanzados.

Las influencias externas que representan un riesgo para la implementación del proyecto son los «supuestos importantes». Ellas muestran la dependencia del proyecto con respecto al medio y permiten mostrar y reducir los riesgos que corre.

Se establecen indicadores para los objetivos así como los resultados/productos, tomando como base las fuentes de verificación correspondientes, que permitan evaluar el grado de avance hacia el objetivo final.

Los indicadores y la especificación de insumos y costos permiten realizar el análisis cuantitativo y el seguimiento del proyecto. El análisis cuantitativo relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e insumos disponibles para este efecto. Los indicadores ayudan a definir las fases del proyecto y los objetivos parciales que deben cumplirse en los plazos establecidos, de esta forma se permiten un proceso de evaluación y seguimiento.

Es muy importante que el equipo de planificación sea interdisciplinario e incluya tanto a afectados por el proyecto como a quienes toman las decisiones. Su participación no sólo es importante para el proceso de planificación, es también un signo del compromiso existente frente al proyecto y por esta razón, una condición para alcanzar el éxito del mismo.

Lista de chequeo para la verificación de la descripción resumida de Objetivos / Resultados / Actividades

• ¿El Proyecto tiene un solo Objetivo Estratégico?
• ¿El Objetivo del Proyecto es tan solo el resumen de los Resultados?
• ¿Los Resultados y su interrelación son necesarios para el logro del Objetivo del Proyecto?
• ¿Los Resultados son tan solo un resumen de las Actividades y han sido descritos como hechos ya realizados?
• ¿Es plausible la hipótesis de que ¿«Si se logran los Resultados – entonces es probable el Objetivo del Proyecto»?
• ¿La hipótesis «Si son realizadas las Actividades planificadas– entonces es plausible el Resultado logrado»?

 Pasos principales de ZOPP

Los objetivos del proyecto o iniciativa deben ser formulados analizando las causas y los efectos de los problemas a resolver mediante la herramienta sugerida análisis de problemas. Los problemas afectan a las organizaciones, por lo tanto al iniciar el análisis de problemas, se deben tomar en cuenta todas las partes interesadas, a lo interno de la empresa, se deben considerar los departamentos involucrados y en algunos casos proveedores y clientes.

Pasos de Análisis:

1.   Análisis de Problemas

• Analizar la situación en relación al problema.
• Identificar los problemas principales en este contexto.
• Definir el problema central de la situación.
• Visualizar las relaciones de causa y efecto en el Árbol de Problemas.
  

Pasos para elaborar el Árbol de problemas

1. Identificar los principales problemas con respecto a la situación analizada.
2. Formular en pocas palabras el problema central.
3. Anotar las causas del problema central.
4. Anotar los efectos provocados por el problema central
5. Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de Problemas
6. Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad

También es factible utilizar el Diagrama de Causa Efecto de Kaoru Ishikawa, conocido como espina de pescado.

Análisis de Problemas: Puntos Claves:
Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo:

• La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Árbol de Problemas.
• Identificar problemas existentes (no los posibles, potenciales, ficticios o futuros).
• Formular el problema como un estado negativo (o condición no deseada).
• Escribir un solo problema por tarjeta.

Árbol de Problemas: Ejemplo de una empresa de transporte:

2.   Análisis de Participación

• Ofrecer un panorama de todas las personas, departamentos, etc., que de alguna manera están relacionados con el Proyecto.
• Incorporar los intereses y expectativas de personas y áreas que pueden ser importantes para el Proyecto.

 Pasos para elaborar el Análisis de Participación:

1. Registrar las personas y departamentos o áreas relacionadas con el Proyecto o los que se encuentran en su ámbito de influencia.
2. Formar categorías de los mismos: Afectados Beneficiarios, Cooperantes, Oponentes, Afectados Perjudicados.
3. Caracterizarlos y analizarlos.
4. Identificar las consecuencias para el desenvolvimiento del Proyecto.

 Esquema para el análisis de Participación

Características del Equipo del Proyecto

1. Conformación del equipo.
2. Características del equipo (formal, informal, misión y objetivos)
3. Estructura (responsabilidades, funciones).
4. Situación actual del equipo problemas; puntos de vista del grupo.

Intereses, Motivos, Actitudes

• Necesidades y aspiraciones.
• Intereses abiertos y latentes.
• Motivación (esperanzas, expectativas, temores).
• Actitudes positivas, neutrales o negativas frente al cambio (opiniones, prejuicios, tabúes).

Capacidades, Potenciales, Limitaciones

• Fortalezas y debilidades en su área de trabajo y sus funciones (conocimientos, habilidades, comportamiento, compromiso).
• Ventajas y desventajas del grupo.
• Poder e influencia del grupo.
• Tipo de contribución del grupo.

Implicaciones para la Planificación del Proyecto en el contexto del Análisis de Participación

• ¿Cuál sería el grupo meta del Proyecto?
• ¿De qué manera deberían ser considerados los diferentes grupos en el contexto del Proyecto?
• ¿Cuál debería ser la relación entre el Proyecto y los grupos en cuestión?
• ¿Cuál debería ser la relación entre los diferentes grupos?
• ¿Cuáles deberían ser las áreas de cooperación y coordinación?
  

Análisis de Objetivos

El siguiente paso es efectuar un análisis de objetivos incluyendo las posibles soluciones. Los objetivos del proyecto son resultado de este análisis; y se ordenan mediante la matriz de planificación, buscando que sean coherentes, dignos de análisis y realistas.

En este paso del procedimiento:

• Se describe la situación futura que será alcanzada mediante la solución de los problemas.
• Se identifican posibles alternativas para el Proyecto.

Como se elabora el ARBOL DE OBJETIVOS

1. Formular todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en forma de condiciones positivas que son: deseadas y realizables en la práctica.
2. Examinar las relaciones «medios – fines» establecidas para garantizar la lógica e integridad del esquema.
3. Si fuera necesario hay que:
   1. Modificar las frases existentes.
   2. Añadir frases nuevas en el contexto de las relaciones «medios – fines».
   3. Eliminar Objetivos que no sean efectivos o necesarios.
      

Árbol de objetivos:

Ejemplo de una empresa de transporte:

Análisis de Alternativas

• Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del Proyecto.
• Seleccionar una o más estrategias potenciales del Proyecto.
• Decidir sobre la estrategia a adoptarse por el Proyecto.

Como se elaboran las ALTERNATIVAS

1. Identificar los Objetivos que no son deseables o realizables y excluirlos.
2. Identificar diferentes etapas de «medios – fines» como posibles estrategias alternativas para el Proyecto o componentes del mismo.
3. Estimar qué alternativa presenta, según su opinión, una solución óptima para el Proyecto, utilizando criterios como:
   1. Recursos a disposición (capacidad instalada).
   2. Probabilidad de alcanzar los Objetivos.
   3. Factibilidad política.
   4. Relación costo / beneficio.

Cómo llegar al Objetivo de Proyecto

La selección del Objetivo del Proyecto es un proceso de toma de decisión, aplicando criterios de factibilidad de intervenciones como

• Factores políticos.
• Factores sociales.
• Recursos disponibles (capacidad instalada).
• Relación costo / beneficio.

Formulación del Objetivo de Proyecto:

El Objetivo de Proyecto define la intención de mejorar la situación de un proceso, dentro de un periodo de tiempo definido.

• Definición de los Resultados
  • Los medios para lograr el Objetivo de Proyecto son los Resultados («objetivos específicos»)
  • Lograr los Resultados es el compromiso de la Dirección del Proyecto.

Por eso se formulan los Resultados como un estado ya logrado después de la fase actual del Proyecto.

Supuestos importantes

 Definición:
Factores externos al control del Proyecto, pero que son necesarios para el éxito del mismo.

 Cómo se formulan los Supuestos:

• Los Supuestos pueden obtenerse del Árbol de Objetivos.
• Los Supuestos se expresan de manera positiva.
• Los Supuestos se valoran según la importancia y el grado de probabilidad de verificarse.

Valoración de los supuestos:

Indicadores verificables objetivamente

• Los Indicadores fijan el nivel de efectividad necesario con respecto al logro de los Objetivos y Resultados y constituyen la base para la evaluación del Proyecto.
• Los Indicadores especifican las pruebas empíricas necesarias para comprobar si los Objetivos y Resultados fueron alcanzados.
• El Indicador es el eslabón entre los conceptos usados en la formulación de Objetivos / Resultados y el nivel empírico de observación / medición (operacionalización).
• El Indicador siempre tiene que contener una instrucción de medición que fija: Un parámetro (cifra absoluta o relativa)
  y si fuera necesario:
  • una condición que expresa un nivel de calidad (estándar)
    un período de tiempo.
  • un proceso.

• Hay conceptos que se puede expresar fácilmente en términos cuantitativos: Producción (cantidad de un producto producido en un cierto lapso de tiempo).
• Existen conceptos que hacen difícil la búsqueda y selección de Indicadores: Participación del personal, Capacidad gerencial, Integración funcional.
  

Criterios de Selección de Indicadores

Criterios metodológicos generales:

• Un Indicador debe ser válido, es decir: ¿Mide el Indicador realmente lo que pretende medir?
• La validez de un Indicador sólo se puede estimar en base de conocimientos profundos de una materia / un tema.
• Un Indicador debe ser suficiente para cubrir el concepto mencionado en los Resultados / Objetivos y no sólo un aspecto del mismo.
• Muchas veces es necesario definir más de un Indicador para cubrir el concepto en cuestión.
  

Otros Criterios:

• Un Indicador debe ser independiente, es decir, no debe ser la repetición de una Actividad o el resumen de Actividades y tampoco la repetición del Resultado.
• La recolección y el análisis de datos requeridos para cumplir la instrucción de medición especificada en el Indicador deben ser factibles en el marco de los recursos disponibles por el Proyecto.
• El Indicador sólo debe incluir variables que miden un cambio causado por el Proyecto mismo y no por esfuerzos de terceros.

Fuentes de Verificación

Son las fuentes de los datos necesarios para cumplir la medición especificada en el Indicador como prueba de haber alcanzado los Resultados y el Objetivo del Proyecto.

Preguntas en el contexto de la selección de una fuente de Verificación apropiada:

1. ¿Hay fuentes de datos ya existentes y explotables?
2. ¿Cuán confiables son estas fuentes de datos?
3. ¿Se puede fácilmente adaptar estas fuentes de datos según las necesidades del Proyecto o realizar análisis secundario?
4. ¿Es necesario recopilar datos adicionales y/o iniciar estudios?    En este caso se debe tomar en cuenta la disponibilidad de recursos necesarios: personal calificado, recursos financieros y tiempo.

Si no se identifica ninguna Fuente de Verificación apropiada o aceptable, el Indicador debe ser rechazado o modificado.
En este caso se tiene que volver al paso anterior y seleccionar un Indicador según los criterios especificados.

 Como priorizar los proyectos de su empresa.

Unos ultimos consejos recibidos de Antonio Nieto-Rodríguez, el cual nos transmite una serie de enseñanzas que deseamos compartir.

https://hbr.org/2016/12/how-to-prioritize-your-companys-projects

Antonio Nieto-Rodríguez[2]

 La Jerarquía del Propósito

La «Jerarquía del Propósito». Es una herramienta que los equipos ejecutivos pueden usar para ayudarles a priorizar iniciativas y proyectos estratégicos:

Una recomendación conocida para ampliar en las causas del problema:

Análisis Causa Efecto (Diagrama de Ishikawa) o Espina de pescado:

Estructura para el análisis:

Ejemplo de Atraso de Pedidos:

Recomendaciones:

Otra herramienta de analisis es la Técnica de los 5 Porqué.

Próximos artículos:

1. Cuál es el estado actual del Balanced Scorecard      a publicar 11/02/2017

El material del Zopp fue tomado de:

 ZOPP Cuadro Sinóptico  ZOPP Resumido  ZOPP Introducción

[1] https://es.wikipedia.org/wiki/Marco_l%C3%B3gico

[1] http://www.jjponline.com/marcologico/general.html y http://www.jjponline.com/marcologico/resumido.html

[1] https://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institute

[2] Antonio Nieto-Rodríguez (antonionietorodriguez.com) experto en gestión de proyectos e implementación de estrategias. Director de la Oficina de Gestión de Programas de GlaxoSmithKline Vaccines Presidente del Project Management Institute. Ex Director de Gestión de Cartera Transversal en BNP Paribas Fortis. Autor de The Focused Organization.