4.6 Plan Estratégico Fase III: Seguimiento y control

Seguimiento y control del Plan Estratégico:

Luego del gran esfuerzo realizado en la elaboración del Plan Estratégico pierde sentido si no se le da el seguimiento necesario a la ejecución de la estrategia definida y a las acciones de los distintos proyectos e iniciativas. Tambien se debe dar seguimiento a los resultados alcanzados, en una frecuencia no superior a 3 meses. Revisiones anuales o dos años después, es no entender lo que se busca al implementar un plan estratégico. Desarrollar una estrategia de cambio y valorar sus resultados es un tema que no se puede dejar de revisar de forma frecuente y hacer los ajustes necesarios. El plazo definido para el logro de la visión o del plan estratégico, no es una fecha de cada cuanto debe ser revisado.

Para realizar ese seguimiento existen en el mercado cantidad de aplicaciones informáticas que puede utilizar, desde las más simples hasta las más complejas como Cognus-IBM, SAP, Delphos-Deinsa, BSC-Sixtina Group, CPM-Suite Exceltec, Strategic Link, BSC Designer, etc.

Todas esas aplicaciones tienen ventajas para el seguimiento del Plan Estratégico pero va a depender de la inversión que esté dispuesto a realizar. Conocemos varias de ellas, pero no podemos asumir ninguna responsabilidad recomendando alguna en particular.

Con respecto a la forma de dar seguimiento de la manera más simple y menor costo es utilizar las ventajas que tiene Excel, que permite diseñar formatos que facilitan ese seguimiento, entendiendo que primero se debe aprender a caminar antes de empezar a correr. Cuando domine su estrategia, ya puede empezar a buscar aplicaciones mucho más sofisticadas. Aunque Excel no es la herramienta más recomendable para un proceso tan importante, como el seguimiento del Plan Estratégico, si se puede utilizar para aprender a sistematizar el procedimiento y posteriormente automatizarlo con una aplicación más sofisticada.

Excel ayuda a entender la lógica del proceso y determinar cuáles son las necesidades de información, evitando asi que las áreas de informática tengan que hacer grandes esfuerzos para traducir en una aplicación lo que requiere un usuario que no tiene claro sus requerimientos. Igualmente al adquirir un software de alto costo, no lo puede utilizar al 100% porque no lo entienden o bien contiene módulos que van más allá de sus necesidades, y que complican su uso.

Cualquiera que sea la herramienta utilizada para el seguimiento debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1. Administración Visual.
2. Análisis basados en datos.
3. Analizar los resultados de lo general a lo particular.
4. Aplicar y entender con claridad el enfoque a procesos.
5. Determinar las relaciones causa efecto.
6. Análisis de tendencia de los indicadores y su comportamiento con gráficos XmR.
7. Alineamiento estratégico horizontal y vertical.
8. Desarrollo de correlaciones y uso de la estadística tanto descriptiva como inferencial.

Ejemplo de seguimiento en Excel

Para facilitar su aplicación, se adjuntan algunos de los formatos desarrollados para el seguimiento en Excel, que cuenta con las siguientes hojas:

1. Portada.
2. Mapa Estratégico.
3. Mapa de indicadores.
4. Seguimiento a los Objetivos Generales.
5. Alineamiento Estratégico de las funciones, procesos y niveles pertinentes.
6. Cuadro General.
7. Seguimiento de Objetivos Críticos de Contribución por área.
8. Gráfico de indicadores generales.
9. Formalización de indicadores.

1. Portada: Es el documento de entrada al seguimiento en Microsoft Excel

Figura No. 1

Portada del Seguimiento del Plan Estratégico

En la portada se presenta los fundamentos de la estrategia como lo es la Misión, la Visión y la Propuesta de Valor para luego establecer vínculos a cada una de las hojas que componen el archivo: Mapa estratégico, Cuadro General, Mapa de indicadores, Seguimiento de Objetivos y Objetivos por Departamento. Contiene un link a la Formalización de Indicadores, la fijación de metas y las iniciativas.

2 Mapa estratégico: Indispensable para la validación de las relaciones causa efecto entre los distintos temas de cada perspectiva del Balanced Scorecard.

Figura No. 2

Mapa estratégico

El mapa estratégico representa la distintas hipótesis generadas a partir tanto de la Visión y la Propuesta de Valor asi como la relación causa efecto entre las perspectivas y los temas: Un tema del nivel inferior es causa del nivel superior bajo la premisa “si hago esto, resulta esto”. Con las flechas se muestra la relación entre los temas.

2.1 Semaforización de los indicadores

Los distintos colores muestran el desempeño de cada indicador y se establecen utilizando el, “formato condicional” de la manera siguiente:

Figura No. 3

Formato condicional

Es conveniente utilizar una misma sistemática para toda la institución, aunque no siempre es posible.

Se definen los colores de alerta mostrados en el Cuadro General con las siguientes condiciones:

1. Zona de Peligro:

El parámetro establecido indica un bajo resultado no aceptable. Se puede establecer que si el valor real alcanzado es menor al 70% se muestra en color ROJO por caer en zona de peligro.

2. Zona de precaución:

Está en situación de cuidado, aun no cae en la zona de peligro pero tampoco alcanza un resultado excelente. Es una alerta temprana que permite tomar acción preventiva. La sistemática podría ser que si el resultado se encuentra entre el 70% y el 90% cae en zona de precaución por lo que se muestra en color AMARILLO.

3. Zona de Excelencia:

Cuando la meta se logra, según lo establecido e inclusive si se supera, se considera que es una actuación excelente. Si se define que si el resultado es superior al 90%, es un resultado excelente se muestra con el color VERDE, no siempre es aceptado porque se considera que la única forma de ser excelente es cuando se logra o supera la meta, lo que no siempre será posible. Alcanzar al menos un 90% de la meta establecida, permite un reconocimiento y evita la frustración en los que tienen que alcanzar la meta. No es conveniente establecer un porcentaje del 100% para estar en un excelente nivel.

(En este mismo blog encontrará un artículo relacionado que instruye sobre como hacer la semaforización)-

3 Seguimiento de los objetivos:

Con la frecuencia que se haya establecido para cada indicador, se anota el dato real obtenido . Para establecer el valor de la celda “Real”, se puede calcular por el promedio de los distintos meses (trimestres) dividido entre la meta, mostrándose en forma porcentual y en el color que corresponda según su nivel de cumplimiento. También pueden reflejar un acumulado o bien el dato puntual del trimestre según lo determine la necesidad de revisión. Recomendamos evitar los promedios y las ponderaciones.

Figura No. 4

Seguimiento de objetivos generales

4 Mapa de Indicadores

Para poder evaluar si se cumplen las hipótesis, el mapa estratégico se traduce en un mapa de indicadores, el cual se puede relacionar más con los objetivos que con los temas. Permite interpretar y verificar si las hipótesis están correctamente planteadas y si la relación causa-efecto se está dando, tal y como se planteó en el punto anterior.

De acuerdo al comportamiento de las metas establecidas para cada indicador se identificará según los colores establecidos en el formato condicional.

Figura No. 5

Mapa de indicadores

Para interpretar los resultados se deben seguir las flechas, para cada uno de los indicadores, similar a como se hace con los objetivos, las cuales indican la relación causa efecto entre los distintos indicadores. Para obtener un excelente resultado (color verde) en la parte superior del mapa es necesario que el nivel inferior también muestre un resultado excelente (color verde), que resulta de la relación existente entre ambos indicadores. La semaforización facilita el principio de Administración Por Ojo porque visualmente se identifican cuales indicadores cumplen y cuáles no.

5. Hoja de Alineamiento:

Corresponde al ligamen de los objetivos generales y la inclusión de los objetivos críticos de contribución de cada una de las Direcciones o Gerencias (Funciones o procesos). Este elemento forma parte de lo que se conoce como la transversalidad de los procesos. Estos objetivos posteriormente se ligarán con las respectivas hojas de cada uno de las Direcciones o Departamentos. (Macro procesos). Los objetivos se deben establecer en los procesos o áreas PERTINENTES.

Este proceso busca el alineamiento estratégico en todas las áreas (procesos) que impactan en los resultados.

Figura No. 6

Alineamiento Estratégico

Cuando se esté haciendo una validación de los objetivos de contribución puede ser conveniente una impresión en formato muy grande, para tener una visión completa de la contribución de cada Dirección. El alineamiento permite validar el Enfoque a Procesos.

5 Cuadro de Mando General

Figura No. 7

Cuadro de Mando General

Este formato permite ir de lo general a lo particular. Ejemplo, si el resultado a nivel de empresa se encuentra en amarillo (precaución), es posible ver los resultados de los distintos procesos relacionados y determinar cuales no están contribuyendo al logro del objetivo. En este ejemplo el área Comercial (en rojo), así como Gestión Humana y Gestión de la Calidad son las áreas en que se necesita profundizar para conocer con mayor detalle las causas. La Contraloria y Finanzas no está relacionado con el objetivo.

Este cuadro resume los objetivos generales, con sus respectivos indicadores y metas y los resultados de las Direcciones relacionadas con esos objetivos. En este formato se ligan los resultados, primero con la hoja de Seguimiento de Objetivos Generales que se completan de forma mensual, trimestral, semestral o anual, según corresponda y luego con los de cada área o proceso.

Aqui se registra el avance de los indicadores en el cumplimiento de las metas generales. El campo “% de logro”, refleja qué tan cerca o lejos se está de alcanzar la meta general de forma porcentual y los colores reflejan el nivel de desempeño alcanzado. Si se desea verificar con mayor detalle, el % de logro está ligado con la hoja de Seguimiento de Objetivos. Los resultados de las áreas relacionadas con esos objetivos se muestran en la casilla respectiva que también están ligados con los objetivos del área respectiva. En ambos casos se establece los semáforos para facilitar la interpretación visual.

Figura No. 8

Seguimiento por Departamento

Esta hoja sirve para ingresar los datos mensualmente que luego serán reflejados en el Cuadro de Mando. Muestra los Objetivos Generales, las metas y los Objetivos de contribución del Área y su respectivo indicador. Los datos se ligaran con el Cuadro de Mando General.

4.6 Gráficos

Representan el comportamiento y tendencia de los indicadores de interés, y muestra cómo se va logrando el resultado de lo propuesto con las fluctuaciones respectivas. La tendencia se muestra conforme se vayan ingresando más datos. Recomendamos establecer límites con los gráficos XmR.

Figura No. 9

Tendencias en el Tablero de Mando

Actualización de resultados

El archivo con toda la información correspondiente puede instalarse en la Intranet de la empresa o aplicaciones similares como el Dropbox, Google Drive, etc para que cada una de las Direcciones ingrese los respectivos datos de su área.

Es recomendable no subir como un solo archivo sino varios archivos, uno para cada Dirección ligados al archivo general, esto con el propósito de que si un archivo se corrompe no afecte al resto. Además impide que otras áreas puedan alterar los datos de una dirección distinta. Los expertos en informatica haran las recomendaciones necesarias sobre este particular.

El responsable asignado de dar seguimiento al Balanced Scorecard será el encargado de actualizar cada mes los resultados generales y verificar que la información que se introduzca sea actual, verídica y confiable.

El acceso a funcionarios solo debe estar permitido a los archivos particulares de su responsabilidad, no pudiendo alterar los registros de otros Departamentos. El Archivo actualizado estará disponible para consulta las 24 horas del día en la intranet.

Con la frecuencia (Semanal, Mensual, trimestral) que se determine para cada indicador, las personas encargadas ingresan los resultados correspondientes a los indicadores de su área y los revisa en conjunto con su Director.

Dependiendo de los resultados obtenidos se toman las acciones correctivas pertinentes para mejorar el desempeño de los procesos respectivos o bien para evaluar la implementación de la iniciativa asociada.

La secuencia para la revisión del plan estratégico se realiza de acuerdo al siguiente orden:

1. Mapa de indicadores (Administración Visual)
2. Cuadro General (De lo general a lo particular)
3. Revisión de datos por departamento según se requiera. (Enfoque a procesos)

1. Revisión del Mapa de indicadores: El mapa estratégico se traduce en un conjunto de objetivos e indicadores relacionados con cada uno de los temas establecidos, el propósito de la revisión es establecer si se cumplen las relaciones causa efecto entre los temas de las distintas perspectivas.Para poder evaluar si se cumplen las hipótesis, el mapa estratégico se convierte en un mapa de indicadores, el cual es conveniente hacer con los temas o con los objetivos. Cuando se evalúan las hipótesis estratégicas, si éstas no se cumplen (no existe congruencia entre los resultados de una perspectiva con respecto a otra en lo que se conoce como la relación causa efecto), se debe valorar si los supuestos establecidos están correctos y si es necesario hacer cambio.

En la revisión del mapa de indicadores se determinan cuales indicadores no se encuentran dentro de los parámetros establecidos (rojo, amarillo, verde), de ser así y si se presenta un resultado bajo el mínimo establecido, se procede a analizar la tendencia en los ultimos meses en el gráfico XmR del respectivo indicador y verificar si es un valor puntual o existe una tendencia. Si se determina que es procedente se revisa el Cuadro General 9

constancia por escrito de las acciones que deben ser tomadas y que serán revisadas en la próxima reunión.

La gran pregunta hasta aqui debe ser: ¿y como obtengo el archivo?, la respuesta se encuentra en el link más abajo, a un archivo en Excel para el seguimiento del Plan Estratégico totalmente gratuito y sin ninguna restricción: plan-estrategico-general

Este archivo está totalmente en blanco.

Puedes ver el mismo archivo completo con un ejemplo de la empresa Grupo Kaizen S.A. en el siguiente link

Plan Estrategico (Excel) Grupo Kaizen 2008

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