Dinámica para entender un Plan Estratégico

Con el propósito de facilitar el aprendizaje de personas no relacionadas con Planes Estratégicos, desarrollamos una dinámica fácil y sencilla que permite, de forma entretenida, conocer algunos de los elementos de un plan estratégico.

Se incluyen las instrucciones y material necesario para su aplicación en empresas, así como en las capacitaciones que brindan consultores en el tema.

Plan Estratégico en la práctica.

Compartimos un video grabado durante una capacitación al equipo de trabajo de una organización, para mostrar de forma rápida y fácil, cuáles son los elementos básicos de un Plan Estratégico. Antes de pasar a la lectura del artículo, recomendamos ver de inmediato el video que toma tan solo 3 minutos:

https://youtu.be/HyQYfdSRfO4

Luego de observar el video, planteamos una serie de preguntas, respondidas en el video:

• ¿Cuál fue el propósito del equipo?

• •                Establece la misión o razón de ser: el equipo se conforma con el propósito de trasladar los conos de un extremo al otro del salón o aula.

• ¿A qué aspiraba el equipo?

• •                Es el logro esperado o visión por alcanzar en el futuro: la expectativa del grupo era trasladar los conos en el orden acordado y en el tiempo establecido

• ¿Cuál era el plazo para lograr el resultado?

• •                El momento en que se espera se logre la visión. La fijación de un límite de tiempo, estimula al grupo a actuar de forma rápida para alcanzar el resultado.

• ¿Cuáles fueron los obstáculos y oportunidades que existían?

• •                Amenazas y oportunidades del entorno.

• ¿Cuáles fueron las fortalezas y debilidades del grupo?

• •                Fortalezas y debilidades con que cuentan para lograr el resultado propuesto.

• ¿Cuál fue la estrategia para lograrlo?

• •               El cómo para alcanzar los resultados propuestos, según el orden establecido y el análisis FODA anterior.

• ¿Cuáles eran los resultados propuestos?
  •              Trasladar los conos en el orden establecido, una meta verificable.

• ¿Cúal era el comportamiento deseado?

• •               Valores del grupo y cumplimiento de las reglas establecidas.

• ¿Cómo se sintió el grupo con lo alcanzado?

• •               Los beneficios de alcanzar un resultado deseado, se muestran con la euforia de lograr lo propuesto.

Evaluación de resultados:

El siguiente es el análisis de lo actuado en el video.

1. Trabajo en equipo: Lo primero que observamos es la integración del equipo por medio del cordel, actuando como una sola unidad para lograr el objetivo común y trabajar totalmente coordinados.
2. Fortalecer el liderazgo: En el proceso se detectan distintos liderazgos esporádicos de algunos miembros del grupo.
3. Desarrollo de iniciativas: En algunos casos, como se observa en el video, algunos miembros del grupo asumen por su cuenta la tarea de remover obstáculos (amenazas) para evitar que el equipo sufra tropiezos. Incluso sin que nadie se lo solicite.
4. Fomentar el auto estímulo de equipo: La mayoría del grupo, estimula al resto para buscar el resultado, y los que se rezagan siguen la velocidad a la que va el grupo.
5. Papel de la jefatura: Los jefes son un miembro más del equipo y trabajan en conjunto. El buen jefe no se logra ver. Algunas experiencias donde el jefe se impone, muchos son reacios a participar o bien a dar sugerencias para un mejor resultado.
6. Disfrute del proceso: La espontaneidad y la buena camaradería de los miembros es un elemento presente y contagioso durante el proceso.

Relación con el plan estratégico:

Misión:

Razón de ser o propósito del grupo: trasladar los conos de un extremo a otro del salón. La misión es clara para todos los miembros.

Visión:

La aspiración es trasladar los conos en el orden correcto (meta cuantitativa) en un tiempo máximo de 3 minutos (Plazo). Para todo es claro el resultado que se busca, mostrando la importancia de tener un tiempo para lograr el resultado. Todos conocen la importancia del orden correcto.

Seguimiento, nivel de avance:

Escuchar como el tiempo avanza o lo que falta, el grupo se auto estimula para lograr y todos dan su mejor esfuerzo. Si no se tiene tiempo límite, como sucede en la mayoría de las visiones que se desarrollan en las organizaciones, no existiría el sentido de urgencia que se nota.

Estrategia: 

La estrategia a seguir es definida por el equipo, en este ejemplo en particular se proponen dos opciones:

1. Según forma de construcción del BSC, el orden será: Finanzas, clientes, procesos, aprendizaje y crecimiento (recursos humanos). Es lo que se llama de arriba hacia abajo en una relación causa-efecto.
2. Según la interpretación del BSC, sería: Aprendizaje y Crecimiento (Recursos Humanos), Procesos, Clientes, Finanzas. De abajo hacia arriba, también en una relación causa-efecto.

Objetivos:

Los conos representan los objetivos que se deben lograr en el orden previamente establecido por la estrategia. Todos los objetivos son importantes. En el ejemplo del video, el último objetivo fue el de la perspectiva financiera, nada se hubiera logrado si solo se alcanzan 3 de ellos. El resultado debe ser integral y completo.

Oportunidades y Amenazas:

Son producto del entorno en que el grupo interactúa, son los obstáculos y facilidades que presenta el salón, dependiendo del espacio, puede ser una oportunidad o bien una amenaza como se observa con las sillas y la posibilidad de tirar al suelo las copas o materiales sobre las mesas.

Fortalezas y debilidades:

Distintos elementos con los que el grupo cuenta: material para mantener el equipo unido dispositivos (cordel, gancho, tensor) para lograr los resultados, espíritu de equipo y unión de grupo.

Liderazgo:

Es natural del grupo, unidos con un propósito común se buscan las mejores vías para el logro del resultado. En el video no se nota quien es el jefe.

Materiales utilizados en la dinámica:

1. Un juego de 4 conos plásticos, identificados con las 4 perspectivas más conocidas del Balanced Scorecard: Procesos, Finanzas, Clientes, Recurso humano. Como una variación puede incluir un cono adicional sin nombre o con nombre diferente a los señalados.

Los conos representan los objetivos por alcanzar en cada una de las perspectivas establecidas.

2. Un rollo de cordel, pabilo o cáñamo para la unión de los distintos participantes, y crear una especie de tela de araña.

El cordel además de enlazar a todos los miembros participantes, permite desarrollar la unión en equipo que debe existir, en donde todos se deben mover al unísono con un objetivo común.

3. El Gancho ejemplifica la unión de grupo por donde pasarán todos los cordeles y donde se inserta el elemento para levantar los conos.

Además de unir en el centro las relaciones entre los distintos participantes, representa la unión en busca de un objetivo común

4. Un tensor de gancho u otro elemento que sirva tanto para levantar los conos y quede insertado en el gancho de unión.

Es lo que permite alcanzar los objetivo buscado por los participantes unidos bajo un único plan. Este dispositivo permite atrapar el cono y llevarlo fácilmente al otro extremo.

Procedimiento:

• Se colocan los conos en un extremo del salón o espacio en donde se desarrolla la dinámica. Un cono por perspectiva.

• Se forma un círculo con todos los participantes, se permite de 20 a 30.

• El instructor entrega a uno de los participantes el rollo del cordel con la instrucción de lanzarlo a otro participante que se encuentre en frente.

El participante que recibe el rollo de cordel, y a su vez, lo lanza a otro         participante distinto y se repite hasta que todos estén conectados.

• 
• El instructor del grupo une los distintos cordeles utilizando el gancho descrito en 3, quedando de esta forma.
• 
• Una vez que todos los participantes están conectados, el instructor coloca el dispositivo tensor señalado en el punto 5.

Instrucciones:

1. El grupo, actuando como un solo equipo, debe trasladar uno por uno los conos al otro extremo del salón, en el orden de construcción del Balanced Scorecard o bien en la forma de interpretación, todo dentro del tiempo determinado por el instructor, se estima en 3 minutos, o bien del acuerdo del equipo.
2. El equipo decide cuál será su “estrategia” de si lo hace siguiendo el orden según la forma de construir el BSC (Financiera, Cliente, Procesos, Aprendizaje y Crecimiento) bien por su interpretación (Aprendizaje y Crecimiento, Procesos, Cliente y Finanzas) y cuando esté listo, notificará al instructor para que empiece a tomar el tiempo.
3. Durante el proceso el instructor retroalimenta al grupo del tiempo transcurrido o el tiempo faltante. Esto estimula al grupo. La retroalimentación constante es indispensable, así como la revisión del Plan Estratégico en una frecuencia determinada.
4. Las reglas para seguir son:
   1. No se pueden tocar los conos con ninguna parte del cuerpo.
   2. El escenario es el mismo salón o espacio de la actividad.
   3. Cualquier otra que determine el equipo o bien sea definida como parte de los valores organizacionales.

De esta forma quedan definidos los principales elementos que componen un plan estratégico.

Queda por definir los indicadores y metas por cada objetivo, así como las iniciativas estratégicas, que es la forma propuesta en que se alcanzarán los resultados. Al tener la visión una meta cuantificable facilita verificar si ésta se ha logrado.

Si lo considera importante puede ver de nuevo el video:

https://youtu.be/HyQYfdSRfO4

Déjenos sus comentarios, o su experiencia si llega a aplicar esta dinámica.
En YouTube, encontramos otra dinámica para fortalecer el trabajo en equipo:

https://www.youtube.com/watch?v=z__q_CDZ7j0