¿Conoce usted quien se encarga de que las cosas sucedan?

Para responder esta pregunta, es necesario plantear primero una hipótesis, pero como se enseña en metodología de la investigación, primero se plantea la hipótesis luego se comprueba con los resultados de una investigación. Igual se puede plantear sin desarrollar una encuesta pero brinda mayor satisfacción confirmar con la opinión de otros conocedores.

La hipótesis propuesta es: “Las oficinas de Planificación existen principalmente en el sector público. En su mayoría la integran junto a la Gestión de Proyectos y Presupuesto y reportan a la alta dirección. Por lo general dan seguimiento desde el presupuesto el cual es monitoreado por los entes fiscalizadores. En el sector privado no existe este tipo de departamentos, el seguimiento se basa en revisar los resultados y no en la ejecución de los proyectos.

Eso no significa que el sector público sea mejor que el privado o lo contrario, pero si es notorio que muchas empresas privadas cierran, se fusionan o las absorben por la falta de una estrategia clara que les permita sobrevivir en el mercado competitivo.

En varios de los libros[1] de Robert Kaplan y David Norton se menciona la creación de una Oficina de Planificación Estratégica (OPE) o SMO, quienes plantean lo siguiente: “Hay quienes cuestionan la necesidad de contar con un nuevo cargo destinado a la gestión estratégica. Señalan que la ejecución de la estrategia debe ser responsabilidad de los CEO y los jefes de las unidades de negocio. Estamos de acuerdo. No propugnamos que la OPE diseñe la estrategia o rinda cuentas por su ejecución. En lugar de ello, la OPE, es similar al Jefe del estado mayor de un general. El general rinde cuentas y es responsable de desarrollar estrategias para ganar guerras y batallas. Pero los generales, pero los generales casi siempre tienen un jefe del estado mayor, que en ocasiones se encuentra varios rangos más abajo en la escala de mando, quien optimiza el tiempo y la atención del general. El jefe de Estado Mayor no crea la estrategia, ni la táctica operacional y no tiene autoridad o responsabilidad sobre la ejecución. Un jefe del estado mayor programa las reuniones del general y garantiza que las personas correctas asistan a esas reuniones, asiste y toma notas en las reuniones y realiza un seguimiento después de ellas para asegurarse de que se lleven a cabo las medidas.

La OPE es similar a lo que los Sistemas de Gestión, recomiendan que “La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional.^[2]. La versión anterior de la ISO 9001^[3], especificaba claramente que “La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya: a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

Emulando lo anterior en la ISO, la Oficina de Planificación Estratégica, “El CEO debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya: asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el desarrollo de la estrategia institucional, informar a la alta dirección sobre el desempeño y ejecución de la estrategia y de cualquier necesidad de mejora, y asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de la propuesta de valor al cliente en todos los niveles de la organización”. En la mayoría de las organizaciones se creó la Oficina de Gestión de la Calidad y se nombró un Gestor de Calidad, siendo la calidad subordinada a la estrategia, se esperaría que la Oficina de Gestión de la Calidad reporte al encargado de la Oficina de Planificación Estratégica.

Para conocer si las organizaciones cuentan con una OPE y donde se ubica, se realizó una encuesta con los siguientes resultados:

Encuesta sobre la Oficina de Planificación Estratégica:

En términos generales su puede concluir que la gran mayoría de las organizaciones del sector privado no cuentan con Oficina de Planificación Estratégica. En las que se cuenta con tal oficina reporta o debe reportar al Director o Gerente General.

Las principales labores que ejecuta o debe ejecutar la OPE es el Desarrollo del Plan Estratégico, Recopilar información sobre los indicadores y proyectos, así como Asesorar al personal de la Gerencia en la Planificación.

La OPE principalmente está integrada por el área de Planificación, Seguimiento a Proyectos y Elaboración y Control de Presupuestos.

En la mayoría de los casos los resultados son recopilados por cada área responsable y el principal problema que señalan los encuestados es la “Falta de apoyo de la Dirección o Gerencia General”.

Perfil de las empresas

Las personas que respondieron son principalmente del sector privado. En su gran mayoría pertenecen al área de servicios.

Perfil de los consultados

Los encuestados son funcionarios o empleados, con experiencia de más de 5 años.

Resultados en detalle.

La gran mayoría de las empresas que respondieron no cuenta (57%)  con Oficina de Planificación Estratégica. El 100% de las empresas del sector público si cuenta con OPE, y del sector privado únicamente el 21% cuenta con un Departamento de Planificación Estratégica, lo que podría implicar que en este sector no se ve como necesario contar con ese tipo de funcionarios; por lo general recargan en alguna persona esas responsabilidades.

Las organizaciones que cuentan con OPE dicen que reportan en un 70% al Gerente General o Director y los que no cuentan con este tipo de oficina sugieren que se debe reportar al Gerente General/Director en un 92% de los casos. Se concluye que debe ser al más alto nivel al que debe reportar este tipo de oficina.

Las principales labores que ejecuta o debe ejecutar la OPE es el Desarrollo del Plan Estratégico, Recopilar información sobre los indicadores y proyectos, así como Asesorar al personal de la Gerencia en la Planificación.

Juntos tanto los que cuentan con una OPE como los que no tienen la principal labor es Capacitar al personal en Planificación Estratégica.

En términos generales la OPE principalmente está integrada por el área de Planificación, Seguimiento a Proyectos y Elaboración y Control de Presupuestos. Analizando los datos por separado los que no cuentan con OPE consideran en un 77% debe ser Planificación e igualmente para los que sí cuenta con esta área, en un 80%, con lo que hay batante coincidencia.

Los resultados son recopilados por cada responsable de área en términos generales. Estratificando por lo que no tienen una OPE consideran en un 54% que deben ser “Cada Responsable de área” que de alguna forma coincide con las organizaciones que cuentan con oficina aunque en grado menor pues lo dividen en partes iguales con la Oficina de Planificación.

El principal problema que señalan los encuestados es “Falta de apoyo de la Dirección o Gerencia General”. Al estratificar los datos las personas que no cuentan con oficina consideran en un 54% que el mayor obstáculo es la falta de Apoyo de la Alta Dirección, pero los que ya cuentan con oficina no lo ven así, sino que son otros dos temas: “La falta de asesoría” y la “Falta de Experiencia”.

Perfil de las empresas

Las personas que respondieron son principalmente del sector privado en un porcentaje bastante alto.

En su gran mayoría los que respondieron pertenecen al área de servicios o del gobierno.

Perfil de los consultados

Los encuestados en su mayoría son empleados o funcionarios y también se contó con la colaboración de varios consultores. De los que no cuentan con OPE el 54% son consultores y de los que sí cuentan el 80% laboran para una institución.

La experiencia es de más de 5 años de la mayoría de los que respondieron la encuesta muy pocos son los que tienen baja experiencia o no tienen del todo. Dentro de los que no cuentan con una Oficina en un 62% de los participantes tiene más de 5 años de experiencia, llegando incluso a 20 años y más.

Conclusión: Efectivamente se comprueba que la OPE existe principalmente en el sector público y no así en la empresa privada. Generalmente incluye o recomienda que además de los aspectos de Planificación se incluyan los temas de gestión de los proyectos y presupuestos, reportando al más alto nivel de la empresa.

Considerando la importancia que la estrategia tiene para la supervivencia de las organizaciones, principalmente en el sector privado, así como se nombra un responsable de la Gestión de la Calidad, se deberia nombrar a un responsable de la Gestión Estratégica que puede ser una misma persona para ambas funciones. Cuando la responsabilidad es de todos, no es responsabilidad de nadie.

Anexo: Ubicación de algunas oficinas de Planificación Estratégica en el sector público:

Organigrama Banco Central de Nicaragua

Organigrama Banco Central de Chile

Instituto Nacional de Seguros:

Los ejemplos son tomados de las páginas publicadas en internet, los cuales tener cambios que no ha sido actualizados, por lo que salvamos de cualquier discrepancia con la estructura en vigencia en cada organización ni tampoco se juzga el desempeño bien o mal de su estrategia.

[1] The Execution Premium Robert S. Kaplan y David P. Norton, Ediciones Deusto 2008, Pag 342, capítulo 10.

[2] 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización, ISO 9001:2015

[3] 5.5.2    Representante de la dirección